Com a necessidade de distanciamento social, uma opção que vem sendo adotada pelas empresas é a substituição do trabalho nas sedes pelo home office. Mas, como se adaptar tão rapidamente a este novo estilo de trabalho?
Aqui vão algumas dicas para facilitar esta adaptação:
1. CRIE E MANTENHA UMA ROTINA
Uma das maiores dificuldades dos profissionais que estão iniciando suas jornadas no trabalho remoto é determinar uma prática que comporte as peculiaridades do home office. Por isso é fundamental que, como primeiro ponto, se determine uma rotina, um planejamento. Comece descrevendo seus dias (escrevendo; não apenas em pensamento). Se você já tem uma rotina descrita, não é necessário cumprir esta etapa.
O ideal é seguir a rotina já existente ao máximo. Isso inclui não apenas os horários de trabalho, mas também as atividades que são realizadas no decorrer do dia. Claro que é preciso considerar que, nesta situação atípica, as demandas principais do seu trabalho podem ter sido afetadas ou até alteradas. Por isso é fundamental escrever a rotina para entender o que precisará mudar.
É importante ressaltar que nem sempre as práticas diárias poderão ser mantidas sem nenhuma alteração. Por isso, esteja atento e avalie diariamente o desenvolvimento e a eficácia de cada uma das atividades realizadas.
Considerando que uma boa parte das crianças está em casa, é fundamental que os pais ou responsáveis levem-nas em consideração no planejamento destas rotinas. Não adianta planejar que irá trabalhar das 8h às 12h sem intervalos se a criança está acordando às 9h e precisa interagir, se alimentar…. Nestes casos, inclua (a possibilidade de) períodos de pausa e programe algumas atividades que podem ser desenvolvidas pelos pequenos, sempre considerando a faixa etária. Neste período de quarentena há, por exemplo, canais no YouTube disponibilizando contação de histórias.
2. TIRE O PIJAMA!
Rotina e disciplina são fundamentais para nos manter ‘funcionando’. Por isso, comece com o básico: tire o pijama. E não adianta colocar aquela famosa “roupa de ficar em casa”. É natural que as pessoas se sintam mais tristes, mais deprimidas em momentos como este, então por que colaborar?
Uma dica extra: se você possui uma rotina de cuidados pessoais, mantenha normalmente! Afinal de contas: você se cuida para você ou para os outros?
3. ORGANIZE SEU MATERIAL DE TRABALHO E DEIXE TODOS OS ITENS À MÃO
Se neste período for necessário trabalhar da sala/cozinha/quarto de sua casa (seja para ficar de olho nas crianças, seja porque não há um espaço de escritório na casa), o ideal é que o material de trabalho esteja no mesmo ambiente. Nada pior do que precisar levantar para buscar um documento quando você está no meio de um insight importante. Organize os papéis por categoria e divida-os usando clips, pastas, sacos plásticos ou organizadores próprios. Lembre-se de ter à mão canetas, clips, post-its e demais materiais que são necessários no cotidiano.
Além disso, é fundamental que o espaço de trabalho esteja organizado. O momento atual por si só já causa certo nível de agitação e ansiedade. Não contribua deixando papéis e materiais espalhados pelo espaço. Organize-as e, ao final do período de trabalho, guarde-os.
Uma dica: se você tem filhos pequenos, considere utilizar uma caixa plástica grande, com tampa e travas para guardar os documentos e materiais importantes. Também vale se você precisa utilizar a mesa da cozinha/sala de jantar. Esta simples atitude pode evitar um transtorno grave, como um lindo desenho em um contrato importante ou molho de tomate naquele projeto que você precisa conferir. E mais: facilita na hora de organizar e guardar os itens do trabalho.
4. DETERMINE UM ESPAÇO PARA ‘CAIXA DE ENTRADA’ FÍSICA E DIGITAL
Se a cada demanda que chegar você parar para analisar, provavelmente passará o dia sem conseguir finalizar nada. Por isso, determine um espaço para recebimento das novas demandas. Isso serve para demandas físicas, digitais ou ambas. O ideal é determinar um espaço físico em seu espaço de trabalho e/ou uma pasta ou bloco de notas no computador (dependendo das necessidades e peculiaridades da sua atividade). Tome cuidado com a Caixa de Entrada do e-mail que, em períodos como esse, podem tornar-se grande fonte de distração e gerar até a perda de e-mails realmente importantes. Considere também uma forma de organizar os contatos via redes sociais (Instagram, Facebook, WhatsApp, etc.) e repense as interações nos grupos.
5. REAGENDE REUNIÕES OU REALIZE-AS ONLINE
Já está amplamente solicitado e noticiado: o isolamento social e a quarentena voluntária são fundamentais para conter a propagação do novo coronavírus e o consequente colapso do sistema de saúde. E, quanto antes iniciarmos – de fato – este processo, antes poderemos retornar à normalidade.
Por isso, neste período, evite realizar reuniões presenciais. Como justifiquei no post anterior, além de poupar o tempo de deslocamento, você contribui para evitar aglomerações.
Se você quiser facilitar a realização da reunião online, verifique os seguintes pontos:
*Prepare uma pauta com antecedência – indicando horário de início, de finalização, tempo de cada item e ‘local’ de realização da reunião – e envie a todos os participantes. Também envie dicas de como acessar o espaço virtual que será utilizado para a reunião e indique a utilização de fones de ouvido.
*Na primeira reunião online, fique disponível com 15 minutos de antecedência e vá verificando se todos estão conseguindo acessar o espaço virtual.
*Comece no horário. Afinal, não haverá problemas com o trânsito ou com disponibilidade de vagas de estacionamento.
*No início da reunião, repasse os pontos da pauta (indicando tempo máximo de discussão de cada item) e estabeleça um ‘acordo de convivência’. Em reuniões com muitos tópicos, é importante estabelecer que cada vez que alguém sair da pauta, os demais poderão lembrá-lo do acordo.
*Siga o tempo de cada ponto, a não ser que seja realmente necessário. Neste caso, considere a possibilidade de excluir um item ‘menos’ importante da pauta.
*Termine no horário. Isso é fundamental para que as pessoas se adaptem à realização das reuniões online. Se necessário marcar nova reunião, realize antes de encerrar.
*Ao final, não esqueça de enviar a todos uma minuta da reunião, indicando as principais decisões tomadas.
6. CONSIDERE A UTILIZAÇÃO DE TÉCNICAS DE ORGANIZAÇÃO DO TEMPO
Em casa, a concentração está comprometida por diversos motivos. Por isso, para evitar perder o foco, facilitar a realização das atividades e otimizar a tomada de decisões, pesquise técnicas de gestão do tempo e verifique aquela que melhor se encaixa em sua rotina.
Alguns exemplos:
* GTD (Getting Things Done)
*Princípio de Pareto (80/20)
*Técnica Pomodoro
*Sistema KanBan
* Matriz de Einsenhower
7. ENTENDA: A CASA NÃO VAI ESTAR ORGANIZADA DURANTE AS 24 HORAS DO DIA
Uma coisa é fundamental entender: casa organizada não é aquela de capa de revista ou de novela. Uma casa tem vida; e se tem vida as coisas vão sair do lugar. Então, afinal, o que é uma casa organizada?
Simples: uma casa organizada é fácil de limpar e de arrumar. É aquela em que as coisas que estão fora do lugar voltam facilmente para suas casinhas pois cada uma delas tem ‘endereço certo’.
Por isso, evite estresse por desordem. Entenda que durante o dia alguns objetos vão sair do lugar, a louça vai sujar, os brinquedos vão se espalhar pela sala. Não adianta parar a cada cinco minutos para colocar um objeto no lugar.
No final do dia, aproveite que todos estão em casa e estabeleça o ‘horário da organização’: podem ser quinze minutos onde cada um contribuirá colocando seus itens no lugar, atentando-se às atividades condizentes com a idade de cada criança. Quem sabe você consegue estabelecer uma nova rotina de arrumação que irá durar além da quarentena?
E, se quiser saber se você está só arrumando ou de fato está organizando, acesse nosso post sobre o tema, clicando AQUI.
Essas são nossas dicas para trabalhar em casa. Várias delas podem ser úteis também no ambiente da organização, ou mesmo podem ser mantidas após este período de quarentena. Tudo na vida é aprendizado!
Se você possui alguma dúvida sobre organização ou gostaria de ver um artigo sobre algum tema específico, entre em contato através de nossos canais de comunicação ou das nossas redes sociais.
